Jedes Unternehmen baut Wissen auf. Mitarbeitende lernen, wachsen, entwickeln Expertise und trotzdem entsteht immer wieder dasselbe Problem: Man sucht eine Information, findet sie nicht oder fragt einfach die Person, die es wissen müsste.

Solange diese Person da ist, funktioniert das. Sobald sie im Urlaub ist, krank wird oder das Unternehmen verlässt, entsteht eine Lücke. Manchmal eine kleine. Manchmal eine, die richtig wehtut.

Wir kennen dieses Szenario aus eigener Erfahrung und aus der Arbeit mit unseren Kunden.

Der Moment, der uns zum Nachdenken gebracht hat

Bei splendid haben wir uns das Thema Wissensmanagement nicht aus theoretischem Interesse angeschaut. Es war unser eigenes Onboarding, das uns die Augen geöffnet hat.

Neue Kolleginnen und Kollegen kamen dazu und mit ihnen die immer gleichen Fragen: Welche Tools nutzen wir? Wo liegt das CI-Board? Wer ist bei welchem Projekt die richtige Ansprechperson?

Das sind keine schlechten Fragen. Aber wenn sie jedes Mal neu beantwortet werden müssen, läuft etwas strukturell nicht rund.

Gleichzeitig beobachteten wir dasselbe Muster bei unseren Kunden: Ein langjähriger Mitarbeitender verlässt das Unternehmen und mit ihm gehen Prozesswissen, Kundenwissen und interne Logiken, die nie aufgeschrieben wurden. Was bleibt, sind Lücken und ein Team, das wieder von vorne anfängt.

Mehr Inhalte sind nicht die Lösung

Die erste Reaktion vieler Unternehmen ist nachvollziehbar: mehr dokumentieren, mehr schulen, mehr Tools einführen. Doch mehr Inhalt bedeutet nicht automatisch mehr Klarheit.

Im Gegenteil: Wenn Informationen unstrukturiert wachsen, wird das Auffinden zur eigentlichen Herausforderung. Irgendwo liegt ein Dokument, aber wo genau, und in welcher Version?

Was wirklich zählt, ist nicht die Menge, sondern die Zugänglichkeit: Wie schnell findet jemand, was er sucht? Sind Abläufe so beschrieben, dass sie auch ohne Rückfragen verständlich sind? Kann eine neue Kollegin eigenständig einsteigen ohne dass jemand drei Stunden daneben sitzen muss?

Was wir konkret verändert haben

Da wir selbst Unternehmen dabei unterstützen, Wissen mit digitalen Lernformaten und E-Learnings zugänglich zu machen, war für uns klar: Was wir anderen empfehlen, leben wir auch selbst.

Also haben wir angefangen, Schritt für Schritt Struktur zu schaffen.

Notion als gemeinsame Wissensbasis: Wir haben unsere interne Dokumentation grundlegend überarbeitet. Wer wird bei welchem Projekt vertreten? Welche Tools setzen wir wofür ein? Welche Abläufe gelten bei Anfragen, bei Projektstarts, bei der internen Kommunikation? Das alles ist jetzt zentral erfasst. Nicht perfekt, aber nutzbar. Und das ist der entscheidende Unterschied.

Klare Workflows statt implizitem Wissen: Prozesse, die bisher in Köpfen gespeichert waren, haben wir verschriftlicht. So läuft Onboarding heute strukturierter ab und neue Kolleginnen und Kollegen müssen nicht mehr fragen, was längst beantwortet sein sollte.

Die splendid academy: Außerdem haben wir die splendid academy aufgesetzt. Dort sammeln wir die Erfahrungen, die bisher nur in Gesprächen und Workshops existiert haben – zugänglich für unser Team und für unsere Kunden.

Was das langfristig verändert

Was gut organisiertes Wissen verändert, sieht man nicht sofort. Man sieht es, wenn jemand ausfällt und der Laden trotzdem läuft.

Teams, die auf strukturierte Informationen zugreifen können, müssen nicht jeden Montag denselben Anlauf nehmen. Die nächste Person, die anfängt, fragt nicht mehr, was längst beantwortet sein sollte und die Abhängigkeit von einzelnen Personen sinkt. Nicht weil Expertise weniger wichtig wird, sondern weil sie nicht mehr exklusiv an eine Person gebunden ist.

Für uns persönlich bedeutet das: Wir können wachsen, ohne dass jeder neue Schritt wieder bei null anfängt.

Fazit: Wissen muss nutzbar sein – nicht nur vorhanden

Wenn ihr morgen die Person verliert, die am meisten weiß – wie viel Wissen geht mit?

Wenn die Antwort euch unangenehm ist, fangt nicht mit einem System an. Fangt mit dem ersten aufgeschriebenen Workflow an. Mit der ersten Seite in Notion. Mit dem ersten Lernmodul, das nicht in einem Kopf, sondern auf einer Plattform existiert.

Es ist kein großer Wurf. Aber es ist der einzige, der zählt.