20 Aufgaben auf der Liste und nur die Hälfte geschafft? Kommt dir bekannt vor? Das liegt selten an mangelnder Disziplin, sondern vielleicht einfach daran, wie deine To-do-Listen aufgebaut sind.

Warum deine To-do-Liste einfach nicht funktioniert

Auf deiner klassischen ToDo-Liste stehen große und kleine Aufgaben gleichberechtigt nebeneinander. Die "Jahrespräsentation erstellen" bekommt einfach denselben Haken wie "Mails beantworten", obwohl beide ToDos völlig unterschiedlich viel Zeit und Energie beanspruchen. Und am Ende des Tages wunderst du dich, warum trotz vieler Häkchen kaum etwas wirklich vorangeht. Das liegt daran, dass du deine Liste einfach von oben nach unten abarbeitest.

Die 1-3-5-Methode: 1 große, 3 mittlere und 5 kleine Aufgaben

Die Idee dahinter ist einfach: Statt morgens 20 Punkte aufzuschreiben, planst du für deinen Tag nur neun Aufgaben ein. 1 große Aufgabe, die Zeit und Konzentration braucht, zum Beispiel eine Präsentation fertigstellen. 3 mittlere Aufgaben, die wichtig, aber überschaubar sind, wie ein Angebot prüfen oder einen Termin vorbereiten. 5 kleine Aufgaben, die nebenbei erledigt werden können, z.B. eine Mail beantworten oder eine Datei ablegen. Der eigentliche Lerneffekt liegt dabei nicht in den Zahlen 1-3-5, sondern darin, dass du jede Aufgabe zuerst nach Größe und Bedeutung einschätzt, eine wichtige Voraussetzung um deinen Arbeitstag effizient zu planen.

Wann die Methode nicht passt

Die Zahlen 1-3-5 sind eine Orientierung, kein Naturgesetz. An einem Tag voller Meetings ergibt es wenig Sinn, krampfhaft neun zusätzliche Aufgaben einzuplanen. Dann darf die Liste auch mal kürzer ausfallen. Die Methode ersetzt auch keine Priorisierung z.B. bei akuten Deadlines. Sie ist keine "perfekte Produktivitätsmethode", sondern ein kleiner, praktischer Hack für alle, deren To-do-Liste regelmäßig größer ist als ihr Arbeitstag.

Probier's aus

Schreib nicht deine komplette To-do-Liste auf. Entscheide dich stattdessen bewusst für 1 große, 3 mittlere und 5 kleine Aufgabe und beobachte am Abend, wie sich das anfühlt. Die interaktive Version mit Beispielaufgaben zum selbst ausprobieren findest du in unserer Academy.

Hinweis zur Erstellung: Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt und redaktionell angepasst.